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Das Übergabeprotokoll beim Hausverkauf – Sicherheit für alle Parteien

Bei der Übergabe einer Immobilie empfiehlt es sich immer, ein Übergabeprotokoll anzufertigen. Egal ob beim Kauf oder Verkauf, beim Mieten oder Vermieten, beim Einzug oder Auszug – mit einem Übergabeprotokoll können Sie den Zustand der Immobilie auf einfache Art und Weise dokumentieren.

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Das Übergabeprotokoll für den Hausverkauf

Wenn Sie eine Immobilie verkaufen oder kaufen möchten, sollte ein Übergabeprotokoll nicht fehlen. Aber auch bei Mietobjekten schafft das Protokoll Sicherheit für beide Parteien. Das Dokument enthält alle wichtigen Informationen zu etwaigen Mängeln sowie aktuellen Zählerständen. Darüber hinaus können darin zusätzliche Informationen, wie der Zeitpunkt der letzten Renovierungsarbeiten oder der Nebenkostenvorauszahlungen festgehalten werden.

Zusätzlich empfehlen wir zu dokumentieren, welche Unterlagen und Schlüssel an die kaufenden oder mietenden Personen übergeben wurden. Vor allem bei Mietwohnungen hilft eine Dokumentation der herausgegebenen Schlüssel den Überblick zu behalten.

Zustand der Immobilie bei der Übergabe

Die Immobilie wird in der Regel in einem besenreinen Zustand übergeben. Genaue Absprachen und Regelungen werden hierzu jedoch im Kaufvertrag festgelegt. Die Immobilie ist dann frei von jeglicher Möblierung und sonstigen Gegenständen des vorherigen Besitzers. Ausnahme sind die Gegenstände, die ausdrücklich mit verkauft werden.

Warum Sie nicht auf ein Protokoll verzichten sollten

Das Wohnungs- bzw. Hausübergabeprotokoll ist eine einfache, aber sehr wichtige Absicherung für alle beteiligten Parteien. Sowohl Käufer*in als auch Verkäufer*in profitieren von einer ordentlichen Dokumentation des aktuellen Stands einer Immobilie. Und auch für Mieter*innen kann eine entsprechende Auflistung aller bereits vorhandenen Mängel beim späteren Auszug aus der Wohnung relevant werden.

Wer denkt, dass der Kaufvertrag bereits alle Daten enthält, liegt leider falsch. Mängel und Zählerständer oder der Zustand von verkauftem Mobiliar ist hier nicht enthalten. Diese Informationen sollten Sie im Wohnungs- bzw. Hausübergabeprotokoll vermerken. Eine beidseitige Bestandsaufnahme der Gegebenheiten kann bereits im Vorfeld Unstimmigkeiten oder gar einem Gerichtsverfahren entgegenwirken und unnötige Streitereien vermeiden.

Wer einen Makler beauftragt hat, ist in dieser Sache im Vorteil, da das Büro im Regelfall das Übergabeprotokoll übernimmt und Sie sich um nichts kümmern müssen. Nutzen Sie kein Maklerbüro, ist es empfehlenswert, für das Protokoll einen Sachverständigen oder eine Sachverständige mit einzubeziehen. Unabhängige Gutachter*innen können eine große Hilfe sein, da das geschulte Auge Mängel erkennt, die sonst möglicherweise übersehen werden.

Wer erstellt das Übergabeprotokoll?

Am einfachsten ist es, den Service des beauftragten Maklerbüros zu nutzen. Alternativ können Sie auch ein unabhängiges Gutachten anfertigen lassen. Das Haus oder eine Wohnung vor dem Kauf selbst auf Mängel zu prüfen ist zwar möglich, meist aber nicht ratsam. Schnell werden wichtige Details übersehen. Dies ist sowohl für Käufer*innen als auch Verkäufer*innen im Nachhinein ärgerlich. Wer das Dokument erstellt, ist nicht ausschlaggebend. Wichtig ist, dass beide Parteien, also Verkäufer*in und Käufer*in unterschrieben haben. Zusätzlich können optional auch Zeugen mitunterzeichnen, sollte dies gewünscht sein.

Grundsätzlich gibt es keine gesetzliche Verpflichtung ein Übergabeprotokoll zu erstellen. Zur Vermeidung von späteren Streitigkeiten ist es jedoch empfehlenswert.

Diese Punkte sollten im Übergabeprotokoll enthalten sein

Egal, ob Sie ein Übergabeprotokoll für eine Haus- oder Wohnungsübergabe im Falle eines Verkaufs oder einer Vermietung erstellen: im Wesentlichen sollten die gleichen Punkte enthalten sein.

Diese Punkte sollten Sie dokumentieren:

  • Zählerstände von Wasseruhren, Stromzählern sowie Heizkörpern:
    Notieren Sie die genauen Zählerstände von Strom, Wasser und Gas. Bei einem Öltank müssen Sie prüfen, ob und wie viel Öl noch im Tank vorhanden ist und wie diese Restmenge verrechnet wird.
  • Mängel:
    Vermerken Sie die Mängel, die in den einzelnen Räumen vorliegen und ob sich Verkäufer*in oder Käufer*in um die Beseitigung kümmert. Dabei sollten Sie auch festhalten, wer die Kosten übernimmt und bis wann die Mängel beseitigt werden müssen.
    Prüfen Sie ebenfalls, ob Mängel im Außenbereich vorliegen (Garage, Garten, Geräteschuppen, ...)
  • Mobiliar:
    Dokumentieren Sie, ob Mobiliar vorhanden ist und übernommen wird oder entsorgt werden muss.
  • Schlüssel:
    Lassen Sie sich vom Vorbesitzer oder der Vorbesitzerin bzw. dem Vermietenden alle Schlüssel aushändigen. Hierzu zählen auch Schlüssel zu einem Gartenhaus, einer Garage oder sonstigen Schuppen. Dokumentieren Sie auf jeden Fall im Übergabeprotokoll, falls der Vorbesitzer im Nachgang noch Schlüssel an Sie aushändigen muss. Die Schlüsselübergabe kann aber auch gesondert dokumentiert werden.
  • Rechnungen:
    Falls es vor kurzem Sanierungs- oder/und Modernisierungsmaßnahmen sowie neu gekaufte Einbauten, wie Fenster, Heizung oder Küchengeräte gab, lassen Sie sich bei einem Kauf die Rechnungen aushändigen. Sollten Garantiescheine oder Bedienungsanleitungen vorhanden sein, ist es ebenfalls sinnvoll, sich diese übergeben zu lassen.
  • Besonderheiten:
    Sollten das Haus oder die Wohnung Besonderheiten, wie beispielsweise eine Klimaanlage oder eine Solaranlage vorweisen, sollten Bedienungsanleitungen und vorhandene Dokumentationen mit übergeben werden. Gleiches gilt für Grundrisse sowie Pläne für Leitungen und Rohre.
  • Dienstleistungen & Verträge:
    Dienstleistungen, die bisher genutzt wurden und auch weiter in Anspruch genommen werden sollen (z. B. Hausmeisterservice) sollten dokumentiert werden. Ebenso muss geklärt werden, ob Verträge und Versicherungen aktuell noch laufen und bis wann diese bezahlt sind (z. B. Müllabfuhr).

Bei der Übergabe des Hauses oder der Wohnung kann es übrigens dazu kommen, dass noch nicht bekannte Mängel auftreten. Sollte dies der Fall sein, erhalten Verkäufer*innen eine weitere Möglichkeit, diese innerhalb einer bestimmten Zeit zu beseitigen.

Ablauf der Immobilienübergabe

Nachdem das Geld für die Übernahme der Immobilie beim Verkaufenden eingetroffen ist, wird der finale Rundgang vereinbart. Gemeinsam gehen Verkäufer*innen und Käufer*innen durch die Immobilie (alternativ auch Vermieter*innen oder Mieter*innen). Hierbei wird dann auch das Übergabeprotokoll erstellt. Ebenso werden die Schlüssel übergeben. Dies kann in einem gesonderten Schlüsselübergabeprotokoll dokumentiert werden.

Nach dem Rundgang werden beide Dokumente von allen anwesenden Personen unterschrieben und sind somit gültig. Abschließend werden Kopien in doppelter oder dreifacher Ausführung erstellt und übergeben. Zusätzlich zu den Protokollen sollten auch Unterlagen wie Bauzeichnungen oder Grundrisse übergeben werden. Wenn vorhanden, auch statische Berechnungen, der Energieausweis, Unterlagen zur Versicherung, Dokumentation der Heizanlage und sonstige sinnvolle Dokumente zur Immobilie.

Wichtig ist, dass vor der Übergabe der Mietvertrag bzw. der Verkaufsvertrag unterschrieben und im letzteren Fall vom Notar beglaubigt wurde. Ebenso sollte sich bereits die Kaution oder der volle Kaufpreis auf dem Konto der Verkäufer*innen befinden. Hier können aber auch Alternativen vereinbart werden – beispielsweise eine Anzahlung. Zur Übergabe sollten zudem auslaufende Verträge (Wasser, Gas, Strom, Heizung) gekündigt oder an die neuen Besitzer übertragen werden.

Mängel nach der Übergabe – was tun?

Es kann vorkommen, dass die neuen Eigentümer oder Mieter Mängel erst nach der Übergabe entdecken. Im Falle eines Kaufes können Ansprüche dann im Regelfall nicht mehr an den Vorbesitzer gestellt werden, da der Verkauf mit der Übergabe abgeschlossen wurde. Man spricht hier davon, dass Käufer*innen sich das Objekt bei der Übergabe anschauen konnten und es dann „gekauft wie gesehen“ wurde. Käufer*innen haben dadurch zugestimmt die Immobilie mit allen noch vorhandenen Mängeln zu kaufen (abweichende Klauseln im Kaufvertrag ausgenommen).

Eine Grundlage für Ansprüche besteht nur, wenn es versteckte Mängel gibt, die durchschnittlichen Käufer*innen nicht auffallen können, z. B. eine undichte Gasleitung oder im Haus verbauter Asbest. Eine weitere Möglichkeit wäre eine arglistige Täuschung durch Verkäufer*innen. Dann können Käufer*innen Schadensersatz geltend machen oder eine Beseitigung der Mängel verlangen. Im Extremfall ist auch ein Rücktritt vom Kaufvertrag möglich.

Stand: Oktober 2021

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